Что такое Workflow?

Опубликовано 20 March 2020

Что такое Workflow?


Есть цитата, чаще всего приписываемая Эйнштейну, которая гласит:

«Безумие — это делать одно и то же снова и снова и ожидать разных результатов».

Если это правда, то большинство из нас должны быть одеты в смирительную рубашку.


Безумие продолжать делать одно и то же снова и снова, но мы делаем это каждый день на работе. Мы делаем одни и те же шаги, проходим один и тот же процесс и начинаем с нуля, ожидая, что произойдет что-то другое, когда мы сможем сэкономить часы в неделю, реализуя рабочие процессы.


Подождите. Вы спросите, что такое workflow? Это один из самых мощных инструментов повышения производительности, которые есть в вашем арсенале управления проектами.


Давайте углубимся в основы того, что такое workflow, когда и где их использовать, а затем посмотрим на некоторые реальные примеры того, как они могут помочь оптимизировать и оптимизировать ваш рабочий день.


Что такое workflow? Как процессы помогают вам работать умнее, а не усерднее.


Проще говоря, workflow (перевод с англ. рабочий процесс) — это четко определенный, последовательный процесс оптимального способа добиться цели.


Где использовать? Везде на самом деле! Вы можете использовать workflow для определения вех, прохождения списка дел, написания контента или работы с входящими сообщениями. Любое место, где есть оптимальный поток между шагами, коллегами, инструментами или процессами, является кандидатом в workflow.


Однако, когда мы так говорим, это звучит не очень захватывающе. Тем не менее, как и большинство советов по повышению производительности, создание системы workflow — это небольшие изменения, которые приводят к огромным результатам.


Как объясняет Шейн Пэрриш, основатель Farnham Street:
«Хотя нам нравится думать, что исключительно успешные люди более талантливы, чем мы, чем больше я оглядываюсь вокруг, тем больше я обнаруживаю, что это редко имеет место быть».


Вместо этого Пэрриш говорит, что успех сводится к одному: устранению ненужного из нашей жизни. У нас есть только ограниченное количество энергии каждый день (не говоря уже о времени), и чем больше мы можем упорядочить, как мы работаем, тем больше у нас времени и энергии для мышления, разработки стратегии и выполнения работы, которая имеет значение.


Чеклист создания системы Workflow и документации.


Самое лучшее в workflow — то, что вы, вероятно, уже используете несколько из них каждый день, даже не осознавая этого. Каждый раз, когда вы проходите задачу и оптимизируете каждый необходимый шаг, вы создаете рабочий процесс.


В каждой точке перехода вы можете с уверенностью сказать, что должно произойти дальше. Больше не нужно начинать с нуля или делать то же самое, ожидая других результатов. Более того, вы можете перенести эти знания в чеклист или шаблон, чтобы другие могли им следовать.


Однако, хотя некоторые из ваших рабочих процессов могут быть довольно простыми (например, оплата счета), они могут быстро усложниться. Целые бизнес-процессы, такие как планирование и выполнение Agile-спринтов, включают в себя несколько встреч, управление целыми командами, управление проектами, уход за заинтересованными сторонами и умение реагировать на непредвиденные ситуации.


В этом случае создание и документирование оптимального Workflow означает знание нескольких ключевых элементов информации:


Что такое Workflow?


  1. Какая точная работа выполняется? Есть ли какие-то зависимости, которые вам нужно учитывать?
  2. Кто несет ответственность за каждый шаг?
  3. Сколько времени займет каждая задача?


И это действительно так. Ответьте на эти вопросы и структурируйте их в виде диаграммы или процесса, и у вас есть workflow.


Примеры workflow: 7 мест, где и когда использовать рабочие процессы.


Пока что все это было на довольно высоком уровне. Но красота рабочих процессов в том, что они противоположны высокому уровню! Это не высокие цели или стратегии, которые вам нужны для понимания на C-Suite, а пошаговые инструкции.


Даже сложный workflow точно говорит вам, что делать дальше (если да, то X; если нет, то Y). Возьмите эту гигантскую диаграмму workflow дизайнера Джессики Хиш, на которой я должен работать бесплатно? (cпойлер: ответ всегда НЕТ).


Чтобы вы могли подумать обо всех местах, где вы можете начать совершенствовать и документировать свои собственные рабочие процессы, давайте рассмотрим несколько распространенных сценариев, достойных workflow:

(Примечание. Это все лишь отправные точки для разработки собственных рабочих процессов. Они описывают шаги высокого уровня, но то, как вы будете оптимизировать и назначать задачи разным людям, будет зависеть от вашего собственного опыта и бизнес-целей.)



Что такое Workflow?



1. Персональные workflow.


Есть так много мест, где вы можете создавать рабочие процессы, чтобы повысить вашу личную производительность. От того, как вы сортируете, организовываете и обрабатываете свои входящие сообщения, до того, как вы назначаете встречи, записываете задачи и отслеживаете свой прогресс. Но одним из самых мощных рабочих процессов, который вы можете создать, является ежедневный шаблон.


Выполнение большего количества задач каждый день сводится к простой формуле: более сфокусированное время, потраченное на значимую работу = больше результатов за меньшее время.


Все начинается с того, что в вашем календаре. Шаблон ежедневного расписания означает, что каждый блок вашего дня посвящен чему-то значимому — работа, перерывы, электронная почта, управление проектами. Это наглядное руководство о том, как вы переходите от задачи к задаче в течение дня.


Если это звучит слишком сложно, подумайте об обратном. Пустой календарь только и ждет, чтобы его наполнили малоценной работой, встречами и звонками. Но, как только у вас есть шаблон, ваш рабочий график для планирования дня может выглядеть примерно так:


  • Откройте календарь на сегодня
  • Выберите наиболее важные задачи из блоков "значимой работы"
  • Книга встреч и звонков в течение всего времени рядом

Нет больше горящих приоритетов и не надо тратить время с усталостью на решения.


2. Workflow управления задачами.


Говоря о рабочих процессах личной продуктивности, еще один замечательный способ, которым вы можете воспользоваться, - это управление задачами. Короче говоря, именно так вы подходите к проектам и задачам и включаете их в свой ежедневный график.


Большинство проектов терпят неудачу в так называемой «грязной середине». Мы знаем, с чего начать и где хотим закончить, но то, как мы туда попадаем, немного нечетко.


Но при наличии правильного workflow вы можете защитить себя от попадания в тупик при принятии решений и точно знать, какие шаги необходимо предпринять для завершения любого проекта.


Вот как может выглядеть этот workflow system:

1. Запишите каждое задание и шаг, которые вы можете придумать, на доске или листе бумаги.

2. Поговорите с коллегами или экспертами, чтобы заполнить любые пробелы.

3. Разбейте большие многошаговые задачи на отдельные шаги.

4. Групповые задачи в вехи.

5. Расставьте приоритеты задач по важности.

6. Запланируйте каждую задачу в своем ежедневном расписании.


3. Как использовать workflow для встреч.


У большинства из нас нет workflow для планирования и проведения эффективных собраний и встреч. И поэтому вместо этого мы появляемся, беседуем друг с другом в течение часа и заканчиваем планированием последующей встречи. Не очень эффективно.


Но с рабочим процессом встречи вы точно знаете, что нужно сделать, чтобы получить желаемые результаты (то есть решение).


Вот очень простой workflow, который вы можете использовать, чтобы сэкономить время:

1. Отправка приглашений на собрания в течение минимального времени (люди могут запросить более продолжительное собрание, если они считают, что оно этого требует).

2. Создайте повестку дня и раздайте всем заранее.

3. Пробежаться по повестке дня, придерживаясь графика.

4. Завершите встречу четким следующим шагом.

5. Получите электронное письмо с описанием произошедшего и ожиданий.

Нет больше возни с бесконечными встречами. Каждая начинается с четкого плана и заканчивается действиями для всех участников.


4. Workflow планирования спринта.


Если ваша команда использует гибкое управление проектами, у вас, вероятно, уже есть тонна рабочих процессов, связанных с планированием, установлением приоритетов и созданием функций. Одним из наиболее важных является ваш рабочий процесс планирования спринта.


Agile-спринты — это набор определенных задач разработки, которые выполняются в течение определенного периода времени. В конце спринта у вас должна быть готовая к просмотру часть работающего программного обеспечения и план следующих шагов.


Со всеми движущимися частями, которые имеют место в разработке программного обеспечения, очень важно иметь четко определенный workflow для планирования спринта.


Вот как выглядит основной workflow:

1. Изучите дорожную карту вашего продукта, чтобы убедиться, что вы сосредоточены на продвижении продукта вперед.

2. Расчистить бэклог продукта и обновлять истории пользователей.

3. Предложить единую цель спринта и отставание.

4. Установить повестку дня для планирования спринта.


На совещании по планированию спринта у вас будет еще один конкретный workflow, чтобы убедиться, что в конце вы получите именно то, что вам нужно.


Вот как это может выглядеть:

1. Разбейте пользовательские истории на технические задачи.

2. Пересмотреть то, что сделано.

3. Критерии приемлемости ясности.

4. Попросите команду разработчиков договориться об их способности к спринту.

5. Получить устные обязательства для всех.


5. Workflow определения приоритетов.


Как мы уже говорили ранее, где бы вы ни проходили через ряд конкретных шагов, это хороший кандидат для workflow. Еще лучше, где вы, скорее всего, застряли.


Есть меньше мест, где вы столкнетесь с большим трением, чем при определении приоритетов, какие функции будут построены дальше. Приоритизация функций является основой любой хорошей команды разработчиков программного обеспечения. Тем не менее, трудно выбрать лучшую идею из списка уже хороших.


Но с четким рабочим процессом у вас будет процесс определения того, что должно быть сделано прямо сейчас.

Есть целое руководство по расстановке приоритетов функций, однако вот краткое изложение высокого уровня:

1. Группируйте функции по темам, чтобы избежать паралича выбора.

2. Разбейте особенности по выполнимости, желательности и жизнеспособности.

3. Оценка параметров по шкале усилий / воздействия.

4. Идите глубже с методом RICE.

5. Используйте карту приоритетов для оценки функций по вашим собственным критериям.

6. Посмотрите на свои ограничения, чтобы принять окончательное решение.

Каждый из этих шагов имеет свой собственный workflow, но цель здесь состоит в том, чтобы дать вам простое пошаговое руководство, которое гласит: «Я не знаю, что делать!» на «Вот лучший вариант для нас прямо сейчас».


6. Workflow отслеживания ошибок.


Другим моментом принятия решения, который является хорошим местом для определения определенного рабочего процесса, является то, как вы справляетесь с ошибками. Почему? С одной стороны, программное обеспечение с ошибками заставляет ваших клиентов начать искать лучшие альтернативы, может убить вашу репутацию и, что хуже всего, может занять часы разработки, которые могли бы быть потрачены на создание новых функций.


Так как же выглядит workflow отслеживания ошибок?

Опять же, в простейшем виде отслеживание ошибок и их устранение выполняется в несколько простых шагов:

1. Захват ошибок как внутри, так и снаружи.

2. Сортировка вашего отставания от ошибок.

3. Расставьте приоритеты по истинной важности и времени.

4. Назначьте исправления ошибок товарищам по команде.

5. Отслеживайте исправления ошибок в вашем инструменте управления проектами.

6. Нажмите фиксированный код для развертывания.


7. Workflow создания объема работ.


Многие предприятия борются с должной работой с внешними подрядчиками и агентствами. У них есть общее представление о том, что они хотят сделать, но когда дело доходит до деталей, проект срывается.


В этом случае workflow по созданию объема работ — соглашение, которое вы отправляете внешнему агентству или подрядчику для выполнения работы — может быть огромным преимуществом.

Есть полное руководство, объясняющее, как написать объем работы, но вот простой рабочий процесс, которым вы можете следовать, чтобы убедиться, что вы выполняете все ключевые части:

1. Напишите ваше введение и обзор проекта.

2. Список целей.

3. Напишите общий объем того, что должно быть сделано (т. е. «Дизайн и разработка нашего нового веб-сайта»).

4. Создать список задач.

5. Включите график проекта и основные этапы.

6. Определить результаты.

7. Добавить детали по управлению проектами (оплата, отчетность и сроки).

8. Закончите с критериями успеха и подписями.


Использование workflow в управлении проектами: Agile, Kanban и других рабочих процессов.


Если это пока не ясно, workflow в основном определяют каждый аспект вашей работы. И многие из стратегий и методологий управления проектами, которые вы используете ежедневно, представляют собой просто набор рабочих процессов, которые работали для людей в прошлом. Agile, Waterfall, Kanban ... все эти процессы помогли компаниям разобраться в вопросе: как мы создаем этот продукт?


Как руководитель проекта, наличие хороших рабочих процессов снимает с себя необходимость выяснить все и позволяет вашей команде сосредоточиться на работе, которая важнее всего.

С хорошим workflow вы повышаете производительность своей команды посредством:

1. Улучшенные процессы: все движется более плавно, когда люди знают, что им нужно делать. Хорошие рабочие процессы приносят прибыль на протяжении всего процесса разработки.

2. Более четкие обязанности: как только вы согласовали и внедрили рабочий процесс проекта, гораздо проще назначить задачи и обязанности отдельным товарищам по команде.

3. Лучший прогноз по срокам: знание того, кто, что и когда делает, может помочь вам дать более уверенный ответ о сроках.

4. Больше наглядности для заинтересованных сторон. Workflow — это карта, которая может быть прочитана любым участником проекта. Вместо длинных обновлений вы можете показать им, где вы находитесь и что происходит дальше.

5. Выявление рисков: заранее сопоставляя задачи с рабочим процессом, вы можете увидеть, где вы, скорее всего, столкнетесь с проблемами или не знаете, что делать дальше. Прежде чем вы даже начали.


Простыми словами, workflow — это ваш способ оптимизации имеющихся у вас ресурсов и обеспечения бесперебойной работы всего проекта.


Подумайте о своих гибких рабочих процессах. В двух словах, управление Agile командой сводится к определенному рабочему процессу:

1. Установите видение на стратегической встрече.

2. Создайте roadmap вашего продукта.

3. Создать план релиза.

4. Планируйте свои спринты (которые мы рассмотрели ранее!).

5. Держите свою команду на ходу с ежедневными перестановками.

6. Обзор спринта

7. Планируйте свои следующие шаги с ретроспективой спринта.


Опять же, каждый из этих шагов имеет свои собственные workflow и процессы. Но такой же высокоуровневый поток может быть сделан для любой выбранной вами методологии управления проектами. Это просто визуальный план, который говорит вам, куда идти дальше, чтобы вы не застряли.